Brak tytułu

Usługi pocztowe

Poczta Polska już nie jest monopolistom na rynku usług pocztowych – do tego faktu Zamawiający już zdążyli dojrzeć, zatem naturalną i powszechną praktyką jest udzielanie zamówień na usługi pocztowe w trybie konkurencyjnym – głównie w jednym z trybów podstawowych – przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony.

Przeanalizowałam wiele dokumentacji dotyczących tego rodzaju zamówień i doszłam do następujących wniosków:

1)   Zamawiający nie mają problemów z określaniem warunków udziału w postępowaniu

2) Zamawiający mają potężny problem w kreowaniu kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej

Słów kilka o warunkach udziału w postępowaniu:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający może określić warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1)   posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)   posiadania wiedzy i doświadczenia;

3)   dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4)   sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Oto przykłady w jaki sposób Zamawiający może oceniać spełnienie warunków z pkt 1 i 2:

Warunek posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

Wykonawca jest zobowiązany udowodnić, że posiada zezwolenie na wykonywania działalności pocztowej na podstawie aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.

Ocena spełnienia warunku dotyczącego  posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty niżej wymienionych dokumentów i oświadczeń:

·    Dokument potwierdzający wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), w zakresie objętym przedmiotem zamówienia;

·  Oświadczenie o spełnianiu warunków dotyczących udziału w przedmiotowym postępowaniu o zakresie zgodnym z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – propozycję stanowi załącznik nr ….. do SIWZ.

Warunek posiadania wiedzy i doświadczenia

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonuje, co najmniej ……. zamówienia polegające na świadczeniu usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie co najmniej ….. miesięcy, o wartości co najmniej  ……… złotych z podatkiem VAT każda, oraz załączył dowody, że usługi te zostały wykonane należycie lub są wykonywane należycie.

Ocena spełniania warunku dotyczącego  posiadania wiedzy i doświadczenia nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty niżej wymienionych dokumentów:

·  Oświadczenie o spełnianiu warunków dotyczących udziału w przedmiotowym postępowaniu o zakresie zgodnym z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – propozycję stanowi załącznik nr …. do SIWZ;

·   Wykaz należycie wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonywanych zamówień polegających na świadczeniu usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane.

·   Dowody potwierdzające, że zamówienia ujęte w wykazie, o którym mowa w pkt. 2 powyżej zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami są:

·    poświadczenie od podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu,

·  oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej.

Zamawiający załącza do SIWZ wzór wykazu usług.

Zamawiający często rezygnują z konkretyzowania warunków z pkt. 3 i 4, a zatem nie będą one stanowiły przedmiotu dalszych rozważań.

Przechodząc do problematyki kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty, należy odpowiedzieć na następujące pytania:

1.  Czy Zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie w oparciu o kryterium ceny?

2.   Jakie kryteria może Zamawiający zastosować do wyboru oferty najkorzystniejszej?

Zgodnie z art. 91 ust. 2a, Zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie w oparciu o kryterium ceny jeżeli zostały spełnione ustawowe przesłanki określone w ww. artykule.

Art. 91. 2a. Kryterium ceny może być zastosowane jako jedyne kryterium oceny ofert, jeżeli przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma ustalone standardy jakościowe, z zastrzeżeniem art. 76 ust. 2, a w przypadku zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, jeżeli dodatkowo wykażą w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia.

A zatem:

-Przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny

-Przedmiot zamówienia ma ustalone standardy jakościowe

-Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 (jednostki sektora finansów publicznych oraz inne niżeli jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), wykaże w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia

Czytaj więcej 

Ażeby nie powielać takich samych treści na blogu, w celu zapoznania się z interpretacją pojęć powszechnej dostępności oraz ustalonych standardów jakościowych, zapraszam tutaj.

Dodatkowo, należy podkreślić iż usługą dostępną o ustalonych standardach jakościowych nie może być usługa, do której wykonywania, niezbędne jest posiadanie szczególnych kwalifikacji (w tym obowiązek uzyskania koncesji, licencji, zezwolenia, wpisu etc.)

Poniżej cytowany wyrok wprawdzie dotyczy przesłanek zastosowania trybu zapytania o cenę, jednakże z uwagi na tożsamość przesłanek zastosowania ww. trybu oraz możliwości dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie w oparciu o kryterium ceny, uznałam, że jest on wart zacytowania.

Zgodnie z uchwałą KIO z dnia 9 kwietnia 2014 r., o sygnaturze KIO/KD 26/14 „Jak wynika z literalnego brzmienia przepisu art. 5 p.z.p. powołana regulacja nie daje zamawiającemu prawa do odstąpienia od ustawowych przesłanek zastosowania trybu zapytania o cenę. Wszczynając postępowanie w tym trybie zamawiający obowiązany jest do wykazania przesłanek z art. 70 p.z.p. (…) Tryb zapytania o cenę nie może być bowiem stosowany do zamawiania usług nietypowych, wymagających szczególnych kwalifikacji bądź indywidualnego zastosowania, a do takich usług zalicza się właśnie usługi ochroniarskie. Usługa ochrony osób i mienia należy do kategorii usług, do których wykonania niezbędne jest posiadanie przez wykonawców odpowiednich kwalifikacji, w tym w szczególności dysponowanie doświadczonym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia”.

Wykonawca świadczący usługi pocztowe jest zwykle zobowiązany posiadać stosowne zezwolenie na podstawie aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). Wymóg ten eliminuje usługę pocztową z kręgu usług, które mogą być oceniane wyłącznie w oparciu o kryterium ceny.

Wniosek: Zamawiający, udzielając zamówienia, których przedmiotem są usługi pocztowe, jest zobowiązany do wskazania również innych niż cena kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej.

Jakimi kryteriami może się zatem posłużyć Zamawiający?

Oczywistym jest, że standardowe niejako kryteria tj. termin realizacji, warunki serwisu gwarancji, okres rękojmi, nie mogą mieć zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Poniżej przedstawione zostaną przykładowe kryteria, z których może korzystać Zamawiający:

Kryterium	Znaczenie (waga) w %
Cena
Posiadanie systemu umożliwiającego śledzenie za pośrednictwem strony www przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
Termin doręczenia przesyłek poleconych (Gabaryt …) nie będących przesyłkami najszybszej kategorii w obszarze miejscowym
Termin doręczenia przesyłek poleconych (Gabaryt …) nie będących przesyłkami najszybszej kategorii w obszarze zamiejscowym
Samodzielny odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę w dni robocze w godzinie ustalonej z Zamawiającym
Punkt odbioru przesyłek 24h/7 w miejscowości właściwej dla siedziby Zamawiającego
Ilość punktów odbioru przesyłek w kraju

Sposób oceny:

Cena:

Zamawiający bierze pod uwagę cenę brutto.

Cena będzie oceniana metodą punktową wg wzoru:

Cena najkorzystniejsza ze wszystkich ofert x 100 pkt x Znaczenie kryterium ….%

Cena oferty badanej

Wykonawca podaje cenę za realizację zamówienia w formularzu ofertowym ( załącznik nr …. do niniejszej specyfikacji).

Możliwość śledzenia przesyłek na stronie www.

Podkryterium	Znaczenie (%)
Wykonawca umożliwia monitorowanie przesyłek za pośrednictwem strony www w obrocie krajowym
Wykonawca umożliwia monitorowanie przesyłek za pośrednictwem strony www w obrocie zagranicznym
Razem

Punkty podlegają sumowaniu.

Oferta może otrzymać maksymalnie ….pkt ( 1%=1pkt ) w zakresie ww. kryterium.

Jeżeli Wykonawca nie deklaruje możliwości śledzenia przesyłek za pomocą strony www. , wówczas jego oferta nie uzyska dodatkowych punktów w zakresie ww. kryterium.

Ważne!

Wszelkie zapisy dotyczące możliwości odrzucenia oferty Wykonawcy jako niezgodnej z SIWZ w przypadku jeżeli oferta nie uzyska min…. Pkt w zakresie ww. kryterium, są nieuprawnione.

Czytaj więcej!

Termin doręczenia przesyłek:

I tu Zamawiający ma pełne pole do popisuJ Sprawa jednak nie jest prosta, i jeżeli Zamawiający chciałby skorzystać z tego typu kryterium, musi je należycie przemyśleć, tak ażeby nie pozostało ono wyłącznie pustą deklaracją Wykonawcy , niemożliwą do dotrzymania!

Zamawiający może określić własną kategorię przesyłek „szczególnie dla niego ważnych”, określić w OPZ maksymalny czas na ich doręczenie, a w zakresie oceny ofert, może dodatkowo punktować odpowiednie skrócenie tego msksymalnego czasu.

Powiedźmy, że Zamawiający wskazał, że przesyłka będzie doręczana w czasie maksymalnie 24 h od momentu przekazania jej Wykonawcy przez Zamawiającego.

Jeżeli Zamawiający przekazał przesyłkę w godzinach 8-12, wówczas może punktować dodatkowo deklarację dostarczenia przesyłki miejscowej w tym samym dniu.

Jeżeli Zamawiający przekazał przesyłkę w godzinach 12-16, wówczas może punktować dodatkowo deklarację dostarczenia przesyłki w następnym dniu roboczym w godzinach 8-10.

Jeżeli Zamawiający postanowi skorzystać z ww. rozwiązania, wówczas musi pamiętać:

- o określeniu pewnego minimum, który Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować, ażeby oferowana przez niego usługa odpowiadała wymaganiom określonym w SIWZ, np. maksymalny czas dostarczenia przesyłki to 24h, o ile termin jest możliwy tj. jest to dzień roboczy).

- o określeniu jaki obszar objęty będzie priorytetowym czasem dostarczenia przesyłki (miejscowy, zamiejscowy). Warto również wskazać, co Zamawiający rozumie poprzez termin obszar miejscowy lub zamiejscowy.

- Termin musi być realny tj. jeśli Zamawiający określił minimum na poziomie 24 h czy inaczej jednego dnia roboczego, wówczas może dodatkowo premiować czas krótszy o ile jest on realny np. z uwagi na godziny pracy innych instytucji. Warto zatem wskazać, że chodzi o przesyłki dostarczone Wykonawcy do określonej godziny w danym dniu np. godzina 12.

Jasne i precyzyjne określenie warunków oceny w ww. kryterium może prowadzić do wielu trudności, a zatem zalecam jego stosowanie wyłącznie do przesyłek, których maksymalny czas dostarczenia wynosi minimum 48 h – skrócenie tego czasu do 24h jest realne i nie budzi wątpliwości, lub do przesyłek kurierskich.

Samodzielny odbiór przesyłek przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego.

Kryterium
Samodzielny odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego w dni robocze. Wykonawca odbierze przesyłki jednorazowo w godzinach ustalonych z Zamawiającym np. 14-15.

Warto wskazać godziny popołudniowe, gdyż wówczas poczta jest już zwykle skompletowana.

W umowie można zastrzec, że Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godziny odbioru przesyłek informując o tym Wykonawcę w dniu odbioru przesyłek maksymalnie do godziny 11.

Punkt odbioru przesyłek 24h/7 w miejscowości właściwej dla siedziby Zamawiającego

Można dodatkowo punktować zapewnienie przez Wykonawcę punktu odbioru przesyłek 24h/7 dni w tygodniu.

Myśl o takim kryterium spowodowana jest kilkuletnią praktyką u Zamawiającego, który często, w celu dotrzymania terminu na wysłanie pisma etc, jest zmuszony nadać przesyłkę w godzinach powiedźmy „niestandardowych”.

Ilość punktów odbioru w kraju

Zdecydowanie uzasadnione jest przyznawanie dodatkowych punktów za posiadanie dużej liczby punktów odbioru przesyłek na terytorium kraju. Takie rozwiązanie służy zapewnieniu „komfortu” osób, do których przesyłki są kierowane przez Zamawiającego. Im punktów więcej, tym teoretycznie odbiór przesyłek jest bardziej komfortowy.

                          ilość punktów odbioru przesyłek

--------------------------------------------------------------------------------- x znaczenie kryterium w pkt

            najwyższa ilość  punktów odbioru przesyłek

Dlaczego nie wskazuję jako możliwe kryterium ilości placówek pocztowych?

A niby czemu miałoby to służyć, jak nie temu ażeby faworyzować Pocztę Polską, która zdecydowanie posiada największą liczbę placówek pocztowych w kraju?

Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia zgodnie ze swoimi UZASADNIONYMI potrzebami, natomiast kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej powinny być podobnie jak warunki udziału w postępowaniu związane z OPZ. Zamawiający „ ma niewątpliwy interes” w oczekiwaniu, że punkt odbioru przesyłek lub punkt ich nadania będzie znajdował się blisko siedziby Zamawiającego lub w razie braku takiej placówki, Wykonawca samodzielnie odbierze przesyłki od Zamawiającego. Nie ma bowiem powodów by Zamawiający chcąc zachować uczciwą konkurencję niejako skazywał się na codzienne podróżowanie wiele kilometrów w celu nadania przesyłek (koszt pracy kierowcy plus oczywiście koszt samego przejazdu sprawią, że taka usługa będzie zwyczajnie nieopłacalna dla Zamawiającego). Zamawiający może ponadto oczekiwać, że punkty odbioru przesyłek będą w bliskiej odległości od adresów odbiorców przesyłek. Jakie jednak ma znaczenie to czy punktem odbioru przesyłek będzie kiosk czy placówka pocztowa? W moim odczuciu takie kryteriów prowadziłoby do nieuprawnionego i nieuzasadnionego faworyzowania POCZTY POLSKIEJ względem IN POST.

Zakazane kryteria:

Usługi transportu poczty należą do usług priorytetowych, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym (Dz. U. z 2010r., Nr 12, Poz. 68). Zgodnie z powyższym zakazane jest kreowanie kryteriów tzw. podmiotowych.

Art. 91. 3. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

Nie ma zatem mowy o dokonywaniu oceny doświadczenia Wykonawcy w trakcie oceny ofert z zastosowaniem kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej. Jedyny wyjątek od zakazu stosowanie kryteriów podmiotowych ustawodawca przewidział dla usług niepriorytetowych zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Pzp.

Art. 5. 1. Do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b, nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.

Zamawiający często wskazują zakazane kryteria w SIWZ czyniąc to w następujący sposób:

Kryterium ilości dowodów należytej realizacji zamówienia

Kryterium Ilość dowodów uzyskanych od podmiotów na rzecz których były wykonywane lub są wykonywane usługi pocztowe  zostanie oceniony na podstawie wykazu usług pocztowych o wartości nie mniejszej niż …………zł brutto każda, sporządzonego zgodnie z  załącznikiem nr …. do SIWZ oraz załączonych do niego dowodów należytej realizacji zamówienia

Takie kryterium to nic innego jak punktowanie doświadczenia Wykonawcy, które jest uprawnione wówczas gdy przedmiotem zamówienia są usługi niepriorytetowe à do, których nie należą usługi pocztowe!

Mam nadzieję, że odrobinę pomogłamJ Wszystkim Zamawiaczom życzę powodzenia i zgodnych z Pzp Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia!