Zapytanie o cenę

Zapytanie o cenę to najprostszy tryb udzielania zamówień publicznych zapewniający zachowanie konkurencyjności. Zastosowanie tego trybu wiąże się z ograniczeniem kręgu Wykonawców upoważnionych do złożenia ofert, i to do Zamawiającego należy decyzja których Wykonawców zaprosi do udziału w postępowaniu prowadzonym we wskazanym trybie. Istotne ograniczenie konkurencyjności związane z zastosowaniem trybu zapytania o cenę rzutuje na ograniczenie możliwości stosowania wskazanego trybu do sytuacji, które spełniają dwie ustawowo określone przesłanki – jedna dotyczy przedmiotu zamówienia, druga zaś dotyczy jego szacunkowej wartości.

Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę poprzez skierowanie zaproszenia do składania ofert do wybranych przez siebie Wykonawców. Wraz z zaproszeniem, Zamawiający przekazuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, która zawiera wszystkie niezbędne informacje umożliwiające złożenie poprawnej i zgodnej z oczekiwaniami Zamawiającego oferty. Jak już wspomniano, decyzja dotycząca wyboru Wykonawców jest suwerenną decyzją Zamawiającego, ograniczoną jedynie dyspozycją art. 71 ust. 1 ustawy Pzp zawierającą nakaz przestrzegania zasad zamówień publicznych, w tym zasady uczciwej konkurencji, oraz zobowiązującą do zaproszenia minimum 5 Wykonawców.  Zamawiający kieruje zaproszenie do składania ofert do Wykonawców, którzy w ramach działalności gospodarczej świadczą dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia. Aby uczynić zadość nakazowi zachowania konkurencyjności, należy skierować zaproszenia do podmiotów podporządkowanych innym podmiotom.

Zaproszenie do składania ofert może być skierowane w formie pisemnej, faksem lub pocztą elektroniczną. Wymóg pisemności dotyczy w tym przypadku wyłącznie oferty Wykonawcy, ale i tu, jeżeli Zamawiający takie rozwiązanie dopuści, możliwe jest złożenie oferty w drodze elektronicznej zabezpieczonej ważnym podpisem elektronicznym. Dla ważności postępowania niezbędne jest złożenie przynajmniej dwóch ofert, które można porównać – niepodlegających odrzuceniu. Wymóg ten ma na celu zapewnienie minimum konkurencyjności.

Zapytanie o cenę, zgodnie z art. 70 ustawy PZP, to tryb przewidziany prawem zamówień publicznych, którego zastosowanie uzależnione jest od zaistnienia łącznie dwóch przesłanek:

• przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych
• wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP

Zamawiający jest zobowiązany do zachowania staranności przy interpretacji przesłanek stosowania trybu zapytania o cenę. Z uwagi na „zamkniętą konkurencyjność”, jaką charakteryzuje się opisywany tryb, wskazane wyżej, ustawowe przesłanki, należy interpretować ściśle i precyzyjnie, zgodnie z ich brzmieniem. Nie ma możliwości stosowania wykładni rozszerzającej.

Pierwsza przesłanka

W trybie zapytania o cenę Zamawiający może nabyć dostawy lub usługi, nie ma zatem możliwości udzielania we wskazanym trybie zamówień publicznych, których przedmiotem są roboty budowlane. Dostawy lub usługi muszą ponadto spełniać dwie cechy, a mianowicie: muszą być powszechnie dostępne oraz muszą spełniać określone standardy jakościowe. Ustawa Pzp nie zawiera normatywnych definicji wskazanych wyżej pojęć. Przy ich interpretacji Zamawiający powinien się posiłkować wskazówkami zawartymi w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) oraz w decyzjach administracyjnych wydanych przez Główną Komisję Orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Zgodnie z Orzeczeniem Głównej Komisji Orzekającej z dnia 20 lutego 2012 r. BDF1/4900/6/5/RN-2/12/77 „Przesłankę "powszechności", o której stanowi art. 70 p.z.p. należy rozumieć jako możliwość realizacji typowych w danej branży zamówień, przez większość podmiotów tej branży. Z kolei "ustalone standardy jakościowe" - jako wyroby odpowiadające przeciętnym wymaganiom - przeciętne typy, wzorce, rodzaje (gatunki), wynikające z przyjętych dla tych produktów norm określonych przepisami prawa, jak i wymaganiom przyjętym jako normy w powszechnym odbiorze konsumenckim”.

Natomiast, zgodnie z orzeczeniem Głównej Komisji Orzekającej z dnia 28 czerwca 2010 r. BDF1/4900//44/50/10/1227 „ustawowe pojęcie "powszechnie dostępny" należy rozumieć jako "dotyczący wszystkich, wszystkiego", "ogólny", podobnie jak "ustalone standardy jakościowe" pojmowane jako "przeciętne typy, wzorce, rodzaje (gatunki), wyroby odpowiadające przeciętnym wymaganiom" oraz „dostawy i usługi powszechnie dostępne to dobra popularne i łatwo osiągalne, zaspokajające potrzeby wszystkich kategorii odbiorców publicznych i prywatnych, które oferuje się wszędzie, zarówno na rynku lokalnym, jak i krajowym. Do usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach zalicza się, m.in. usługi sprzątania pomieszczeń, mycia szyb, prania, usługi żywienia, proste usługi poligraficzne itp.”.

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 5 października 2011r. o sygn. KIO/KD 75/11 „ustalone standardy jakościowe" to znormalizowane cechy dostaw lub usług, spełniające przeciętne wymagania stawiane dla danego asortymentu (grupy towarowej), dzięki którym nie jest wymagane indywidualne podejście do ich wykonania. Tryb art. 70 p.z.p. nie może być zatem stosowany do zamawiania dostaw lub usług nietypowych, wymagających szczególnych kwalifikacji bądź wyjątkowego zastosowania”,

Zgodnie z orzeczeniem Głównej Komisji Orzekającej z dnia 6 czerwca 2013 r., BDF1/4900/20/25/RN-8/13/RWPD-171 „Ustalony standard jakościowy, to przeciętny a jednocześnie wzorcowy i niezmienny model jakości pewnej rzeczy”.

O powszechnej dostępności „produktu” (dostawy lub usługi) decyduje z jednej strony możliwość jego nabycia przez każdego zainteresowanego oraz z drugiej możliwość zrealizowania danego zamówienia przez każdy podmiot działający w danej branży usług lub dostaw. Pojęcie ustalonych standardów jakościowych natomiast interpretujemy jako powtarzalny, typowy i ogólny charakter danego przedmiotu, odpowiadający ogólnym wymaganiom przeciętnego nabywcy, nie zaś indywidualnym potrzebom danej jednostki. Ustalone standardy jakościowe to przeciętne normy danego produktu, uregulowane prawem bądź zwyczajem i tradycją. Produkty o ustalonych standardach jakościowych są łatwo dostępne dla każdego zainteresowanego ich nabyciem. Konsekwencją posiadania przez dostawy lub usługi dwóch wyżej opisanych cech, jest możliwość dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty jedynie poprzez zastosowanie kryterium ceny. To właśnie cena różnicuje dostawy lub usługi nabywane w trybie zapytania o cenę.

Przy interpretacji pojęcia dostaw powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych zasadne jest ponadto zastosowanie wykładni celowościowej tj. analiza jaki cel przyświecał ustawodawcy podczas formułowania przepisu o danym brzmieniu. Bez wątpienia intencją ustawodawcy było umożliwienie dokonywania zakupów drobnych dostaw lub usług służących zabezpieczeniu bieżących potrzeb Zamawiającego.

Produkt typowy, przeciętny, w żadnym razie nie może być produktem charakteryzującym się złożonością wykonania. Zwykle jest to rzecz gotowa, niewymagająca dodatkowej obróbki. Produkty typowe ponadto, dają się w łatwy sposób porównać.

Druga przesłanka

Druga przesłanka stosowania trybu zapytania o cenę wskazuje próg kwotowy, do którego wskazany tryb może być stosowany. Zamawiający, może zastosować tryb zapytania o cenę w tzw. procedurze uproszczonej (krajowej), tj. gdy wartość zamówienia, w zależności od rodzaju Zamawiającego, jest mniejsza niż odpowiednio 134 000 Euro, 207 000 Euro lub 414 000 Euro dla dostaw lub usług i 5 186 000 Euro dla robót budowlanych (zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej). Zastosowanie trybu zapytania o cenę nie jest możliwe w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone powyżej - gdy postępowanie jest prowadzone w tzw. procedurze podstawowej (unijnej), z uwagi na brak w dyrektywach unijnych regulacji dotyczących stosowania odpowiedniego do zapytania o cenę trybu.

Przesłanka wskazująca progi kwotowe stosowania trybu zapytania o cenę związana jest z czynnością szacowania wartości przedmiotu zamówienia, której prawidłowe przeprowadzenie w postępowaniu przygotowawczym poprzedzającym wszczęcie procedury właściwej, warunkuje prawidłowość zastosowania odpowiedniej procedury, a tym samym rzutuje na prawidłowe przeprowadzenie całego postępowania. W celu należytego i starannego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia, Zamawiający ma obowiązek zastosować art. 32-35 ustawy Pzp.

Szacunkowa wartość zamówienia to wartość bez podatku od towarów i usług i ta właśnie wartość ma być niższa niżeli progi unijne. Może okazać się, że cena, która zawiera podatek VAT będzie przekraczała progi unijne.

Podkreślić należy, iż możliwość zastosowania trybu zapytania o cenę uzależniona jest od wypełnienia dwóch wyżej wskazanych przesłanek łącznie tj. przedmiotem zamówienia muszą być powszechnie dostępne na rynku dostawy lub usługi, charakteryzujące się określonymi standardami jakościowymi, których szacunkowa wartość stanowi o obowiązku stosowania procedury krajowej (uproszczonej) przy ich nabywaniu.

Zamawiający, może zastosować tryb zapytania o cenę, wówczas gdy cena jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – zgodnie z art. 69 ustawy PZP „Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert”. Ustawodawca nie wskazał wprost trzeciej przesłanki warunkującej możliwość udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę, stanowiącej, że jedynym kryterium w postępowaniu musi być cena, jednakże w istocie jako taką należy ją traktować.

Zamawiający nie ma możliwości żądania wadium we wskazanym trybie, w związku z czym w SIWZ nie ma zapisów dotyczących wadium. Zamawiający ma możliwość żądania wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Jeżeli dwóch lub więcej Wykonawców złożyło oferty zawierające te same ceny, wówczas Zamawiający wzywa ich do złożenia tzw. ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe mogą dotyczyć wyłącznie zmiany ceny. Wykonawca nie musi zmieniać proponowanej ceny.

Przykłady:

Dostawy: produkty żywnościowe, materiały biurowe, olej napędowy, miał węglowy, powszechnie stosowane leki

Usługi: sprzątanie pomieszczeń, pranie, ubezpieczenia obowiązkowe, druk ulotek, usługi żywienia, kredyty bankowe