Forma pisemna zawsze dopuszczalna

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2011 r., o sygnaturze II CSK 675/10 „Artykuł 27 u.p.z.p. jest przepisem szczególnym w stosunku do art. 9 ust. 1, który wprowadza zasadę pisemności do postępowania o udzielenie zamówienia. W świetle art. 27 u.p.z.p. należy stwierdzić, że zasada pisemności podlega ograniczonemu zastosowaniu w przypadku odmiennej woli zamawiającego. 

Jeżeli jednak zamawiający nie określi sposobu porozumiewania się, zawsze właściwą formą będzie forma pisemna. Również w sytuacji, w której zamawiający wprawdzie określi sposób porozumiewania się, wybierając formę inną niż pisemna, lecz zawiadomienia, wnioski lub informacje zostaną przekazane w formie pisemnej, nie można uznać wadliwości takiej czynności ze względu na regulację art. 27 ust. 3 u.p.z.p., w którym wyraźnie dopuszcza się zastosowanie tej formy, bez względu na inne okoliczności. 

Regulacje art. 27 u.p.z.p. znajdują zastosowanie do wszelkich oświadczeń, zawiadomień i informacji przekazywanych w toku postępowania, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 82 ust. 2, w którym wyraźnie wskazano, że ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Innymi słowy nie jest możliwe złożenie oferty w innej, wybranej przez zamawiającego, formie, niż pisemna”.

Zamawiający, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy Pzp, ma prawo decydowania czy oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje składane w postępowaniu powinny być przekazywane pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

Niezależnie jednak od decyzji Zamawiającego, forma pisemna jest zawsze dopuszczalna (wyjątki to licytacja elektroniczna, aukcja elektroniczna i dynamiczny system zakupów)

Informację o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami, Zamawiający zamieszcza w stosownym dokumencie kierowanym do Wykonawcy tj. w SIWZ lub w zaproszeniu do negocjacji.

Zachowanie formy pisemnej:

Do zachowania formy pisemnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na oświadczeniu woli osoby je składającej. Nie ma także znaczenia czy składający oświadczenie podpisze się pełnym imieniem oraz nazwiskiem oraz czy znak graficzny stanowiący podpis jest czytelny. Wystarczy, że na podstawie podpisu można zidentyfikować osobę, która go złożyła. Nie ma także znaczenia miejsce złożenia podpisu, choć nie ulega wątpliwości, że powinien się on znaleźć pod całością treści oświadczenia woli. Jeżeli Zamawiający ma wątpliwości odnośnie możliwości identyfikacji osoby składającej podpis, ma prawo skorzystania z instytucji wezwania Wykonawcy do wyjaśnienia treści oferty na podstawie art. 87 ust. 1.

Zgodnie z art. 78 KC § 1 i 2 w zw. Z art. 14 Pzp „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany” oraz „Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 20 października 2010 r., o sygnaturze KIO/KD 75/10 „Nieczytelność podpisu oraz brak pieczęci imiennej nie mogą stanowić podstawy do stwierdzenia, że wykonawca nie zachował formy pisemnej oferty. (…) Wymóg umieszczenia pieczęci imiennej w celu zachowania formy pisemnej nie wynika z przepisu art. 78 k.c., a określony w SIWZ jest wymogiem co do formy, a nie treści oferty i nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty. (…) Jeżeli Zamawiający powziął wątpliwości w zakresie możliwości identyfikacji osoby podpisującej formularz ofertowy, ma prawo wezwania wykonawcy do złożenia stosownych wyjaśnień w trybie art. 87 ust. 1 p.z.p”.

Wysyłanie oświadczeń etc. faksem:

Raport z transmisji faksu stanowi dowód, że oświadczenie nadane faksem doszło do adresata. Domniemanie prawne dostarczenia faksu może jednak zostać obalone przez adresata faksu jeżeli ten wykaże, że nie miał obiektywnej możliwości zapoznania się z treścią faksu z przyczyn nieleżących po jego stronie np. zakłócenia spowodowały zniekształcenie treści faksu.

Zgodnie z postanowieniem KIO z dnia 25 kwietnia 2008 r., o sygnaturze KIO/UZP 340/08 „Dowód w postaci raportu z transmisji faksu stwarza domniemanie prawne, że oświadczenie nadawcy doszło do adresata w sposób pozwalający mu zapoznać się z jego treścią (…) Osoba składająca oświadczenie woli za pomocą faksu otrzymuje wydruk kontrolny, z którego wynika, że takie oświadczenie zostało wysłane z jej aparatu wysyłającego oraz odebrane przez aparat odbiorcy (…) Z brzmienia art. 27 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych wynika, że warunkiem konieczności potwierdzenia otrzymania faksu jest żądanie strony wysyłającej ten faks”.

Wysłanie oświadczeń etc. listem poleconym (przesyłką rejestrowaną):

List polecony uznaje się za dostarczony z chwilą kiedy osoba, do której jest skierowany, mogła zapoznać się z jego treścią.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 17 marca 2010 r. o sygnaturze II CSK 454/09 „Domniemanie doręczenia przesyłki rejestrowanej, wynikające z dowodu jej nadania, może być przez adresata obalone przez wykazanie, że nie miał możliwości zapoznania się z zawartym w niej oświadczeniem woli. Nie ma obecnie wątpliwości odnośnie do tego, że - co do zasady - możliwe jest zastosowanie tzw. doręczenia zastępczego do składania oświadczeń woli w sferze prawa materialnego. Z art. 61 § 1 k.c. wynika, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, w której mogła się zapoznać z jego treścią. Przepis nie wymaga zatem, aby adresat oświadczenia zapoznał się faktycznie z jego treścią, wystarczająca jest sama możliwość zapoznania się. Taką możliwość daje wysłanie pisma zawierającego oświadczenie woli przesyłką poleconą. Jeżeli takiej przesyłki adresat z własnej woli nie odbiera z urzędu pocztowego, należy uznać, że miał możliwość zapoznania się z jej treścią i z możliwości takiej z własnej woli nie skorzystał”. 

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 15 lutego 2013 r., o sygnaturze KIO 213/13; KIO 216/13 „Dla ważności przesłania informacji dla wykonawcy nie ma żadnego znaczenia godzina nadania informacji, oraz to czy miało to miejsce w dniach wolnych od pracy. Rolą każdego uczestnika postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest takie zorganizowanie pracy odpowiednich służb, aby przesyłane do niego informacje zostały niezwłocznie przekazane osobom uprawnionym do składania oświadczeń w imieniu tego podmiotu. Nie jest również zasadne stanowisko tego wykonawcy, iż o skuteczności przesłania informacji możemy mówić tylko wtedy, kiedy nastąpi potwierdzenie otrzymania przez adresata pisma. Rozumowanie, że skoro nie potwierdził, to nie otrzymał jest błędne. Brak potwierdzenia nie może stanowić o skuteczności doręczenia pisma. Odmienna interpretacja mogłaby sparaliżować pracę zamawiającego w sytuacji ignorowania przez wykonawców jego prośby o potwierdzanie otrzymania korespondencji (...). Ponadto stwierdzić należy, że zamawiający nie może ponosić skutków braku prawidłowego funkcjonowania urządzeń transmisyjnych w siedzibie odwołującego, czy innego wykonawcy".