Regulamin prac komisji przetargowej/ regulamin udzielania zamówień powyżej 30 000 Euro - wzór

W celu usprawnienia Prac Komisji Przetargowych, postanowiłam zamieścić, napisany przeze mnie, i chyba nie najgorszy, regulamin prac komisji przetargowej lub jak kto woli, regulamin udzielania zamówień powyżej 30 0000 Euro. Powodzenia!

Regulamin Komisji Przetargowej w.................

Niniejszy Regulamin określa organizację, skład i tryb pracy stałej Komisji Przetargowej w ........................zwanej dalej “Komisją”, oraz zakres obowiązków jej członków.

1. Ilekroć w postanowieniach regulaminu jest mowa o:

„Kierowniku Zamawiającego” - należy przez to rozumieć..................

„Ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. ..........................................);

„Komisji” - należy przez to rozumieć stałą Komisję Przetargową powołaną zgodnie z postanowieniami Ustawy i niniejszego zarządzenia;

„Regulaminie” – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin;

„Wykonawcy” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;

„Zamawiającym” – należy przez to rozumieć ...................................

„Zamówieniu” - należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, czyli umowę odpłatną zawieraną, zgodnie z przepisami ustawy, między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;

„SIWZ” - należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia.

2. Przewodniczącego Komisji oraz pozostałych członków Komisji powołuje i odwołuje Kierownik Zamawiającego.

3. Pracą Komisji, w toku danego postępowania o udzielenie zamówienia, kieruje Przewodniczący Komisji.

4. Obowiązki Sekretarza Komisji w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia pełni członek Komisji, inny pracownik Zamawiającego lub inna osoba upoważniona wyznaczona do pełnienia czynności sekretarza, określonych w pkt 18 niniejszego regulaminu przez Kierownika Zamawiającego. W sytuacji gdy czynności sekretarza Komisji pełnić będzie inna osoba upoważniona, wówczas Kierownik Zamawiającego włączy w/w osobę do składu Komisji na czas trwania danego postępowania o udzielenie zamówienia (wzór nr 5).

5. Na wniosek Sekretarza Komisji, poleceniem Kierownika Zamawiającego do prac Komisji w ramach danego postępowania o udzielenie zamówienia, mogą być włączane osoby odpowiedzialne merytorycznie za sprawy będące przedmiotem danego postępowania. Osoby włączone do prac Komisji zgodnie z powyższą procedurą, stają się pełnoprawnymi członkami Komisji na czas trwania danego postępowania o udzielenie zamówienia (wzór nr 6).

6. Członkami Komisji nie mogą być osoby, które:

• ubiegają się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania,
• pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkiem organu zarządzającego lub organu nadzorującego wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
• przed upływem trzech lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorujących wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
• pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób,
• zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

7. Obowiązkiem członka Komisji, wyznaczonego do udziału w czynnościach postępowania o udzielenie zamówienia, jest złożenie niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców, pisemnych oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu, ujawnią się w toku prac Komisji. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia (wzór nr 2).

8. Odbioru oświadczeń, o których mowa w pkt 7 niniejszego Regulaminu, od członków Komisji oraz od osób włączonych do prac Komisji na podstawie pkt 4 i 5 niniejszego Regulaminu dokonuje Sekretarz Komisji. O zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności wymienionej w pkt 6 niniejszego Regulaminu, Sekretarz Komisji niezwłocznie zawiadomi Kierownika Zamawiającego. Odbioru oświadczenia, o którym mowa w pkt 6 niniejszego regulaminu od Sekretarza Komisji dokonuje Kierownik Zamawiającego.

9. Kierownik Zamawiającego wyłącza na czas trwania danego postępowania z prac Komisji członka, który:

• złożył oświadczenie o istnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu, lub
• nie złożył oświadczenia, o którym mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu, w terminie 3 dni od licząc od daty otwarcia ofert w przedmiotowym postępowaniu, lub
• złożył oświadczenie, o którym mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu, niezgodne z prawdą - w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia, lub
• złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu, a okoliczności te zaistniały w toku prac Komisji (wzór nr 3).

10. Komisja przetargowa każdorazowo musi składać się z minimum 3 osób. W razie zaistnienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych w pkt 9 niniejszego Regulaminu wobec członka Komisji, Kierownik Zamawiającego podejmuje decyzję o wyznaczeniu do udziału w czynnościach postępowania o udzielenie zamówienia innego pracownika............ lub inną osobę upoważnioną. Nowy członek Komisji składa niezwłocznie oświadczenie, o którym mowa w pkt 7 niniejszego Regulaminu.

11. W razie zaistnienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych w pkt 9 niniejszego Regulaminu wobec Przewodniczącego Komisji, Kierownik Zamawiającego podejmie decyzję o wyznaczeniu do pełnienia funkcji Przewodniczącego Komisji innego członka Komisji.

12. W razie zaistnienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych w pkt 9 niniejszego Regulaminu wobec członka Komisji, Kierownik Zamawiającego podejmuje decyzję o wyznaczeniu do udziału w czynnościach postępowania o udzielenie zamówienia innego pracownika .......... lub inną osobę upoważnioną.

13. Kierownik Zamawiającego odwoła z prac Komisji członka, który:

• z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków,
• nieobecność członka Komisji na posiedzeniu Komisji nie zostanie usprawiedliwiona,
• członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów ustawy, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji, innych niż obecność na posiedzeniach Komisji,
• członek Komisji złożył oświadczenie o istnieniu okoliczności, o której mowa w pkt 6 lit. e) niniejszego Regulaminu (wzór nr 4).

14. Czynności Komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania.

15. W sytuacji odwołania członka Komisji, Kierownik Zamawiającego uzupełni  skład stałej Komisji w formie zarządzenia, w ten sposób by każdorazowo Komisja liczyła nie mniej niż 3 osoby.

16. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w ............ wszczyna się złożeniem wniosku o dokonanie zakupu do Przewodniczącego Komisji ( wzór nr 1)

17. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

• wyznaczenie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie,
• podział między członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
• informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia,
• nadzorowanie prac sekretarza Komisji/

18. Sekretarz Komisji przygotowuje postępowanie o udzielenie zamówienia z należytą starannością oraz uwzględniając wszelkie wymogi formalne przewidziane przepisami ustawy. W ramach swoich obowiązków Sekretarz Komisji przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego:

• propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
• projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenie do udziału w postępowaniu, zaproszenie do składania ofert, zapytania o cenę, zaproszenie do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki,
• ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia,
• projekty innych dokumentów, w szczególności wnioski Kierownika Zamawiającego do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganej ustawą,
• nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia,
• nadzór nad prawidłowym i terminowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

19. Po rozpoczęciu postępowania, Sekretarz Komisji m.in.:

• wydaje lub wysyła zainteresowanym Wykonawcom SIWZ,
• prowadzi rejestr Wykonawców, którzy pobrali SIWZ,
• przyjmuje i rejestruje zapytania Wykonawców odnośnie treści SIWZ lub innych dokumentów i niezwłocznie przekazuje informacje o ich wpłynięciu Przewodniczącemu Komisji,
• przekazuje wyjaśnienia lub informacje o zmianach w SIWZ wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali lub otrzymali SIWZ,
• sporządza protokół z zebrania Wykonawców, jeżeli zostało ono zwołane,
• sporządza protokoły z posiedzeń Komisji,

20. Członkowie Komisji lub osoby włączone do prac Komisji na podstawie pkt 5 niniejszego Regulaminu, przygotowują szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz szacują wartość zamówienia z należytą starannością, dbając by nie naruszał on zasad uczciwej konkurencji.

21. Członkowie Komisji wraz z pracownikami włączonymi do prac Komisji na podstawie pkt 5 niniejszego Regulaminu, przygotowują wzór umowy lub istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia będącego przedmiotem prac Komisji.

22. Do obowiązków Członka Komisji należy:

• zapoznanie się z dokumentacją dotyczącą danego zamówienia publicznego,
• udział w posiedzeniach Komisji.
• otwarcie i publiczne odczytanie ofert,
• dokonanie sprawdzenia i oceny ofert,
• podpisanie oświadczenia, o którym mowa w pkt 6 niniejszego Regulaminu.
• wybór najkorzystniejszej oferty,
• zatwierdzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia lub zgłoszenie do niego ewentualnych zastrzeżeń.

23. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik Zamawiającego na wniosek Komisji może zasięgnąć opinii biegłych.

Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności wszystkich członków wyznaczonych do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgodnie z pkt 4 i 5 niniejszego Regulaminu. W przypadku braku większości decyduje głos Przewodniczącego Komisji

24. Po dokonaniu czynności zbadania i oceny ofert oraz po zasięgnięciu opinii Komisji, Sekretarz Komisji składa wniosek do Kierownika Zamawiającego o:

• wykluczenie określonego Wykonawcy,
• odrzucenie określonej oferty,
• unieważnienie postępowania,
• zatwierdzenie wyniku postępowania.

25. Członkowie Komisji lub osoba włączona do prac Komisji na podstawie pkt 5 niniejszego Regulaminu są odpowiedzialni za podpisanie umowy z wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia Wykonawcą, w terminie i trybie wskazanym przez Sekretarza Komisji.

26. Sekretarz Komisji po sporządzeniu protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, przedstawia ten protokół do zatwierdzenia członkom Komisji.

27. Sekretarz Komisji po zatwierdzeniu protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzi ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.

28. Członkowie Komisji będący pracownikami Zamawiającego wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych.

29. Obowiązkiem przełożonego członka Komisji jest umożliwienie członkowi Komisji udziału w pracach Komisji.

30. Członek Komisji, wyznaczony do udziału w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia, ma prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji oraz prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji.

31. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z:

• liczbą  złożonych ofert – do daty składania ofert,
• przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

32. Komisja kończy prace związane z udzieleniem danego zamówienia z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia lub z dniem podjęcia przez Kierownika Zamawiającego decyzji o unieważnieniu postępowania.

33. W zakresie nie uregulowanym w niniejszym Regulaminie, zastosowanie mają przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 - tekst jednolity).

Wzory

Wzór nr 1

WNIOSEK O  DOKONANIE  ZAKUPU DOSTAW, USŁUG  LUB  ROBÓT  BUDOWLANYCH

WYSZCZEGÓLNIENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, OPIS, PARAMETRY, APROBATY TECHNICZNE, NORMY, SPECYFIKACJE TECHNICZNE, KODY WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ:

Uzasadnienie:

Ilość: Całkowite szacunkowe wynagrodzenie  wykonawcy bez podatku VAT:

Środki na realizację\ *:

własne, inne (jakie) ..................

Oświadczam, że zamówienie nie zostało ujęte w planie rocznym i nie stanowi części większej całości mogącej wpłynąć na procedurę udzielania zamówień publicznych\ *

WNIOSKODAWCA:

DECYZJA KOMISJI PRZETARGOWEJ:   Zamówienie zakwalifikowano do\ *: przetargu nieograniczonego,   przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę,  zamówienia z wolnej ręki, licytacji elektronicznej.

Uzasadnienie (powołanie przepisu Ustawy)

....................................................................................................................................................................................

Wartość szacunkowa w EURO:  ……………................       średni kurs euro/złoty: ........ (stały)

Podpisy Komisji:

..........................................                                       ............................................. ...................................

AKCEPTACJA KIEROWNIKA ZAMAWIAJĄCEGO

Data:

\ * - niepotrzebne skreślić

Wzór nr 2

Oznaczenie sprawy …………………………… ZP-1

Pieczęć Zamawiającego

Oświadczenie

Członka Komisji Przetargowej/

Kierownika Zamawiającego

Imię:  .......................

Nazwisko:   ..........................

Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że:

nie ubiegam się o udzielenie zamówienia

• nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.
• Przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia
• Nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności.
• Nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

……………..dnia…………………r.

……………………….

(podpis)

W związku z zaistnieniem jednej z powyższych okoliczności podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania

……………..dnia…………………r.

……………………….

(podpis)

Wzór nr 3

DANE ZAMAWIAJĄCEGO

.......................................

Warszawa, dn. .........................

WYKLUCZENIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ Z PRAC KOMISJI PRZETARGOWEJ W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA ..............................................................................

Sygn. akt .......................................

Decyzją Kierownika Zamawiającego, zgodnie z pkt 9 lit. …….. Regulaminu Komisji Przetargowej w ................ stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia .............................z dn. ................nr………….  , postanawia się wykluczyć z prac Komisji Przetargowej …………………….

KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO

Wzór nr 4

DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Warszawa, dn. .........................

ODWOŁANIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ ZE SKŁADU STAŁEJ KOMISJI PRZETARGOWEJ

Decyzją Kierownika Zamawiającego, zgodnie z pkt 13 lit. ……. Regulaminu Komisji Przetargowej w ......,stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia........................ z dn................... nr………….  , postanawia się wykluczyć z prac Komisji Przetargowej ……………………. Jednocześnie traci moc zarządzenie.............. z dnia ..........................,a Kierownik Zamawiającego powoła zarządzeniem nowy skład stałej Komisji Przetargowej w.........................

KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO

Wzór nr 5

DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Warszawa, dn. .........................

WYBÓR SEKRETARZA STAŁEJ KOMISJI PRZETARGOWEJ DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA  ............................................................................................

Sygn. akt ..........................................

Zgodnie z pkt 4 Regulaminu Komisji Przetargowej w .............., stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia ...................... z dn. ...........................nr…………., postanawia się, iż obowiązki Sekretarza Stałej Komisji przetargowej w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pełnić będzie  .............................................

KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO

Wzór nr 6

DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Warszawa, dn. .........................

UZUPEŁNIENIE KOMISJI PRZETARGOWEJ DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA ................................................................................

-Sygn. akt ..................................................

Decyzją Kierownika Zamawiającego, zgodnie z pkt 5  Regulaminu Komisji Przetargowej w .............stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia ......................... z dn. ............................... nr………….  , postanawia się rozszerzyć Komisję Przetargową powołaną na podstawie w/w zarządzenia o ..............................................

KIEROWNIK ZAMAWIAJĄCEGO