Kryterium jakości

Poniżej zamieściłam przykładowe sposoby zastosowania kryterium jakości przy postępowaniach, których przedmiotem jest wiele usług, dostaw a także robót budowlanych – wybierzcie odpowiednie. Powodzenia!

Kryterium jakości 40 %

1%=1 pkt

Podkryterium	Waga (%)
Obsługa klienta (helpdesk)	5
Możliwość zastąpienia kluczowego personelu (choroba etc.)	10
Kontrola jakości/zapewnienie jakości (plan, zasady)	10
Czas reakcji na zgłoszenie (podjęcie działań)	5
Organizacja zespołu	10

Opis sposobu oceny ofert na podstawie wskazanego podkryterium:

1)      W ramach podkryterium „organizacja zespołu” punkty przyznawane są w skali od 0 do 10.

Przez pojęcie „organizacja zespołu” Zamawiający rozumie propozycję Wykonawcy dotyczącą podziału ról między poszczególnymi członkami zespołu, czytelne wskazanie odpowiedzialności członków zespołu, sprawny przepływ informacji oraz wskazanie osoby koordynującej prace pozostałych członków zespołu tj. lidera zespołu.

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu dobrym gwarantuje zapewnienie organizacji zespołu, otrzymuje 10 % (pkt)

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu dostatecznym gwarantuje zapewnienie organizacji zespołu, otrzymuje 5 % (pkt)

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu niedostatecznym gwarantuje zapewnienie organizacji zespołu, otrzymuje 0 % (pkt)

2)      W ramach podkryterium „możliwość zastąpienia kluczowego personelu” punkty przyznawane są w skali od 1 do 10.

Poprzez pojęcie „możliwość zastąpienia kluczowego personelu”, Zamawiający rozumie propozycję Wykonawcy dotyczącą liczby dodatkowych osób spełniających minimalne wymagania w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, określone w pkt ….SIWZ, mogące zastąpić członków zespołu.

·         Jeżeli Wykonawca zaproponował 3 osoby spełniające ww. kryteria, otrzymuje 10 % (pkt)

·         Jeżeli Wykonawca zaproponował 2 osoby spełniające ww. kryteria, otrzymuje 5 % (pkt)

·         Jeżeli Wykonawca zaproponował 1 osobę spełniającą ww. kryteria, otrzymuje 3 % (pkt)

·        Jeżeli Wykonawca nie zaproponował osób spełniających ww. kryteria, otrzymuje 0 % (pkt)

3)      W ramach podkryterium „kontrola jakości/zapewnienie jakości” punkty przyznawane są w skali od 0 do 10.

Poprzez pojęcie „kontroli jakości/zapewnienie jakości” Zamawiający rozumie propozycję Wykonawcy dotyczącą samokontroli oferowanych dostaw/usług/robót budowlanych poprzez m.in. sprawdzanie, mierzenie, testowanie pod kątem zgodności z finalnymi oczekiwaniami Zamawiającego, przedstawianie alternatywnych rozwiązań. W celu dokonania samokontroli Wykonawca może zaoferować w szczególności – regularne audity, inspekcje i przeglądy, których efektem będzie sprawozdanie i  wskazanie możliwości zastosowania rozwiązań alternatywnych, które zapewnią jakość w sposób ciągły. Wykonawca deklaruje kontrolę jakości/zapewnienie jakości w terminie ……… (gwarancji/ w terminie 1 roku od podpisania umowy).

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu dobrym gwarantuje zapewnienie kontroli jakości/zapewnienia jakości, otrzymuje 10 % (pkt)

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu dostatecznym gwarantuje zapewnienie kontroli jakości/zapewnienia jakości, otrzymuje 5 % (pkt)

·         Jeżeli oferta Wykonawcy w stopniu niedostatecznym gwarantuje zapewnienie kontroli jakości/zapewnienia jakości, otrzymuje 0 % (pkt)

4)      W ramach podkryterium „Obsługa klienta (helpdesk)” punkty przyznawane są w skali od 0 do 5.

Poprzez pojęcie „Obsługa klienta (helpdesk)” Zamawiający rozumie zapewnienie kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń oraz kontrolę nad postępowaniem w sprawie zgłoszenia (24h/dobę, 7 dni w tygodniu).

·         Jeżeli Wykonawca zapewni „obsługę klienta (helpdesk), otrzymuje 5 % (pkt)

·         Jeżeli Wykonawca nie zapewni „obsługi klienta (helpdesk), otrzymuje 0 % (pkt)

5)      W ramach podkryterium „Czas reakcji na zgłoszenie (podjęcie działań)” punkty przyznawane są w skali od 0 do 5.

Poprzez „czas reakcji na zgłoszenie” Zamawiający rozumie moment podjęcia stosownych działań zmierzających do wypracowania rozwiązania problemu wynikającego ze zgłoszenia Zamawiającego.

·         Jeżeli Wykonawca zagwarantuje czas reakcji na zgłoszenie (podjęcie działania) wynoszący do 24 h od przyjęcia zgłoszenia, otrzymuje 5 % (pkt)

·         Jeżeli Wykonawca zagwarantuje czas reakcji na zgłoszenie (podjęcie działania) wynoszący do 48 h od przyjęcia zgłoszenia, otrzymuje 3 % (pkt)

·         Jeżeli Wykonawca zagwarantuje czas reakcji na zgłoszenie (podjęcie działania) wynoszący 72 h od przyjęcia zgłoszenia, otrzymuje 0 % (pkt)

Parametr wymagany, nie punktowany dodatkowo to 72 h – parametr wskazany w opisie przedmiotu zamówienia

Punkty w ramach każdego podkryterium zostaną przyznane przez każdego członka Komisji Przetargowej. Ostateczną liczbą punktów jaką oferta uzyskała w ramach poszczególnych podkryteriów jest średnia arytmetyczna przyznanych ocen przez członków Komisji Przetargowej.

Kryteria niemierzalne, kontrola jakości/zapewnienie jakości oraz organizacja zespołu, pozostają w pewien sposób poddane subiektywnej ocenie członków Komisji Przetargowej. Czy takie działanie jest uprawnione? Oczywiście, tak. O jednym jednak należy pamiętać – każde pojęcie powinno być w sposób szczegółowy opisane przez Zamawiającego. Zamawiający powinien ponadto jak najdokładniej określić czym będzie się kierował przy przyznawaniu punktów.

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 30 stycznia 2014 r., o sygnaturze KIO 36/14 „Obok kryteriów wymiernych oceny ofert jak np. cena, okres gwarancji, ilość zużywanej energii, w ramach których mają zastosowanie wyłącznie formuły matematyczne - istnieją kryteria niewymierne stosowane zazwyczaj przy tzw. zamówieniach intelektualnych, jak np. właściwości estetyczne, właściwości funkcjonalne. (…) Na potrzeby kryteriów niewymiernych zamawiający dokonuje kwantyfikacji polegającej na stopniowaniu zakresu spełnienia przez ofertę preferencji zamawiającego wyrażonej w postaci danego kryterium. W tej sytuacji każdy ze stopni w ramach kryterium (lub podkryterium) należy opisać za pomocą wyrazów wartościujących i nadać mu określoną wartość punktową. Podkryteria, zawężając merytoryczny zakres oceny w ramach poszczególnych kryteriów, ułatwiają ocenę i dają szansę na jej większe zobiektywizowanie. (…) W przypadku kryteriów niewymiernych, jeżeli ocenę punktową wykonują poszczególni członkowie komisji przetargowej, za każde podkryterium a następnie kryterium oceny ofert przyznawane są punkty poprzez wyliczenie średniej arytmetycznej z punktów wszystkich członków komisji przetargowej w ramach danego podkryterium, a następnie kryterium oceny ofert. Ocena oferty także w przypadku takich kryteriów dokonywana jest poprzez przemnożenie uzyskanej przez ofertę liczby punktów przez wagę przypisaną podkryterium lub kryterium oceny ofert z zastosowaniem reguły matematycznej. (…) Nie można zamawiającemu odmówić prawa do oceny zaoferowanej koncepcji realizacji usługi, a jednocześnie brak jest możliwości sformułowania kryteriów tej oceny za pomocą wzorów matematycznych czy wartości procentowych. Ocenie będzie bowiem podlegał pomysł, sposób wykonania usługi, który każdy z wykonawców ustala we własnym zakresie i z uwzględnieniem stosowanej technologii czy wykorzystywanych rozwiązań. Nie są to rzeczy mierzalne, ale mogą one podlegać ocenie”.

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 16 czerwca 2014 r., o sygnaturze KIO 1150/14 „Kryteria oceny ofert, to mierniki umożliwiające obiektywne porównanie ofert, jak i gwarantujące zamawiającemu wybór oferty spełniającej w jak najlepszym stopniu jego oczekiwania. (…) Kryterium techniczno-jakościowe jest ze swej istoty kryterium niemierzalnym, z którym związana jest pewna doza subiektywizmu”.

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 22 grudnia 2011 r., o sygnaturze KIO 2653/11 „W przypadku zastosowania indywidualnego kryterium oceny ofert, zamawiający zobowiązany jest do opisu sposobu oceny ofert, w taki sposób, aby ograniczyć element subiektywnej oceny do niezbędnego minimum oraz zapewnić możliwość oceny ofert złożonych w postępowaniu, w oparciu o ustalone przez siebie mierniki oceny. W tym celu zamawiający winien podać swoje preferencje i określić wskazówki, jakimi będzie się kierował przyznając punkty poszczególnym ofertom”.

Ograniczamy zatem możliwość dokonania subiektywnej oceny do minimum, poprzez wskazanie mierników, wytycznych, preferencji i do dziełaJ

Skoro już wiemy, że możemy stosować kryteria niemierzalne (niewymierne) to czas zadać pytanie czy otrzymanie przez Zamawiającego oferty, która otrzyma w danym kryterium lub podkryterium 0 % = 0 pkt może skutkować jej odrzuceniem jako niezgodnej ze Specyfikacją zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2?

Czy zapis o wyżej wskazanej treści należy uznać za ważny i uprawniony?  Trudne pytanie….

Odpowiedź jutro! Zapraszam!