Negocjacje z ogłoszeniem

Zgodnie z art. 54 ustawy PZP negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Tryb ten, z uwagi na obowiązek zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu i dopuszczeniu wszystkich Wykonawców do złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jest trybem konkurencyjnym.

Zgodnie z powyższą definicją tryb ten możemy umownie podzielić na 3 fazy:

I faza:

Podobnie jak ma to miejsce w przetargu ograniczonym, jest to etap zmierzający to wyłonienia Wykonawców, spełniających w największym stopniu, wskazane przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający jest zobowiązany określić w ogłoszeniu o zamówieniu warunki udziału w postępowaniu, podać ich znaczenie oraz sposób oceny spełnienia owych warunków.

Postępowanie kwalifikacyjne Wykonawców nie różni się od przetargu ograniczonego è przetarg ograniczony.

II faza:

Etap negocjacji Zamawiającego z Wykonawcami zaproszonymi do składania ofert wstępnych tj. spełniającymi warunki udziału w postępowaniu w stopniu największym, których oferty wstępne nie podlegają odrzuceniu. Zamawiający wskazuje liczbę Wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert wstępnych w ogłoszeniu o zamówieniu.

Liczba Wykonawców zaproszonych do składania ofert wstępnych nie może być mniejsza niż:

3 – w przypadku postępowania prowadzonego w procedurze uproszczonej

5 – w przypadku postępowania prowadzonego w procedurze podstawowej.

a)  Jeżeli liczba Wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest większa niż przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu è Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych Wykonawców, którzy zdobyli najwięcej punktów podczas oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Wykonawców,, którzy nie zostali zaproszeni do składania ofert uznaje się za wykluczonych.

b)  Jeżeli liczba Wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest mniejsza niż przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu è Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wszystkich Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu.

Podkreślić należy, iż nie ma przeszkód by Zamawiający prowadził negocjacje z jednym Wykonawcą, w sytuacji gdy tylko jeden Wykonawca spełnił warunki udziału w postępowaniu.

Negocjacje mają charakter poufny – żadna strona nie może ujawnić bez zgody drugiej, informacji technicznych i handlowych związanych z prowadzonymi negocjacjami,  Czas oraz częstotliwość negocjacji z każdym z zaproszonych Wykonawców , zależy wyłącznie od Zamawiającego, który związany jest jedynie zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców.

Zamawiający, w wyniku negocjacji, uzupełnia SIWZ. Należy pamiętać, że doprecyzowanie lub uzupełnienie zapisów SIWZ jest możliwe tylko w zakresie, w którym były prowadzone negocjacje. Zmiany w SIWZ nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia oraz warunków zamówienia.

Zamawiający zaprasza do składania ofert wszystkich Wykonawców, z którymi prowadził negocjacje.

III faza

Etap składania ofert przez Wykonawców zaproszonych do składania ofert, ich ocena oraz wybór oferty najkorzystniejszej.

Minimalne terminy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Każdorazowo czas  na składanie ofert musi być wystarczający do przygotowania i złożenia oferty :

	Procedura uproszczona (poniżej progów unijnych)	Procedura podstawowa (powyżej progów unijnych)
Terminy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:	Negocjacje z ogłoszeniem: Minimalny termin na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: - 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych Minimalny termin składania ofert wstępnych: -10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych wraz ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia Minimalne terminy składania ofert: -10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wraz ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, jeżeli ta uległa zmianie	Negocjacje z ogłoszeniem Minimalny termin na złożenie wniosku dopuszczenie do udziału w postępowaniu:                                                                   -30 dni/10 dni* - od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej drogą elektroniczną,        -37 dni/15 dni* - od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w inny sposób *jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia Minimalny termin składania ofert wstępnych: -10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych wraz ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia Minimalne terminy składania ofert: -10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wraz ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, jeżeli ta uległa zmianie

Zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem uzależnione jest od wystąpienia jednej z enumeratywnie wskazanych przesłanek (art. 55 ust. 1 ustawy PZP).:

1)   w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

Zamawiający może przeprowadzić postępowanie w trybie negocjacji z ogłoszeniem w sytuacji gdy zachodzą wszystkie następujące okoliczności (spełnione łącznie):

·  Zamawiający przeprowadził  uprzednio postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego

·   W uprzednio prowadzonym postępowaniu nie złożono żadnej niepodlegającej odrzuceniu oferty, również niepodlegającego odrzuceniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w związku z czym postępowanie zostało unieważnione. Taka sytuacja może mieć miejsce gdy Zamawiający źle określi warunki realizacji zamówienia, cechy przedmiotu zamówienia etc. Etap negocjacji w omawianym trybie umożliwi wówczas Zamawiającemu weryfikację określonych zapisów przez profesjonalnych Wykonawców. Unieważnienie postępowania na podstawie innej przesłanki, nie uprawnia Zamawiającego do wszczęcia postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem.

·   Zamawiający nie zmienił warunków zamówienia w sposób istotny. Niejednokrotnie można się spotkać z komentarzami dotyczącymi możliwości zmiany zbyt wygórowanych warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów. Moim zdaniem, zmiana taka byłaby zmianą istotną, mogącą wpłynąć na fakt złożenia oferty w uprzednio prowadzonej procedurze.

2)   w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;

Przesłanka uprawnia do zastosowania omawianego trybu w sytuacji, gdy zachodzi obiektywna niemożliwość dokonania wyceny dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Mamy do czynienia z sytuacją nadzwyczajną, w której przyczyny niemożliwości wyceny przedmiotu zamówienia nie leżą po stronie Zamawiającego.  Brak możliwości wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, jego innowacyjnego charakteru czy też niedostępności na rynku.

3)   nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;

Podobnie jak ma to miejsce przy poprzedniej przesłance, brak możliwości dostatecznie dokładnego opisania przedmiotu zamówienia na usługi wynika z obiektywnych przyczyn – np. nie ma wystarczającej wiedzy by opisać usługę obejmującą projektowanie.  Zamawiający jest zobowiązany opisać przedmiot zamówienia w sposób na tyle precyzyjny by z jednej strony umożliwić Wykonawcom złożenie niepodlegającej odrzuceniu oferty i poprawną jej wycenę, z drugiej zaś, by chronić swój własny interes – by otrzymać przedmiot faktycznie spełniający uzasadnione wymagania Zamawiającego. Etap negocjacji w omawianym trybie umożliwia Zamawiającemu doprecyzowanie cech pożądanego przedmiotu zamówienia.   Wskazana przesłanka ma zastosowanie jedynie wobec postępowań, których przedmiotem są usługi – nie zaś dostawy i roboty budowlane.

4)   przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

Z omawianej przesłanki może skorzystać Zamawiający prowadzący badania naukowe lub rozwojowe w dziedzinie robót budowlanych. Dodatkowo roboty budowlane muszą być wykonywane jedynie w celach badawczych, nie zaś w celu osiągnięcia zysku czy choćby zwrotu kosztów poniesionych na badania. W uzasadnieniu faktycznym udzielenia zamówienia w omawianym trybie należy wskazać cel prowadzenia robót budowlanych.

5)   wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

Zamawiający może zawsze zastosować tryb negocjacji z ogłoszeniem, gdy postępowanie jest prowadzone w procedurze uproszczonej (krajowej) – wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych.

Tryb negocjacji z ogłoszeniem jest zrównany z trybami podstawowymi tj. z przetargiem nieograniczonym i z przetargiem ograniczonym (można go zastosować bez względu na wystąpienie jakichkolwiek przesłanek/warunków) dla następujących zamówień:

1)   Zamówień udzielanych przez Zamawiających sektorowych art. 134 ust. 1 PZP

2)  Zamówień udzielanych przez wszystkich Zamawiających, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe