Poświadczenie za zgodność z oryginałem dokumentów składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisy aktów wykonawczych do Pzp nie regulują kwestii związanych ze sposobem potwierdzania zgodności kopii dokumentów z oryginałami. Przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, wskazuje jedynie jakie dokumenty powinny zostać złożone w oryginale, a jakie z kolei mogą zostać przedłożone w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. Rozporządzenie nie wskazuje jednak metod takiego poświadczenia.

Jedno jest pewne - potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem nie może budzić wątpliwości Zamawiającego. W celu uniknięcia problemów na tym tle dobrze jest umieścić w SIWZ zapisy wskazujące w jaki sposób kopia powinna zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem - innymi słowy, jaki sposób potwierdzenia Zamawiający uzna za wystarczający i nie budzący wątpliwości.

PRZYKŁAD:

Przez kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć:

- kopię dokumentu zawierającą klauzulę "za zgodność z oryginałem" umieszczoną na każdej stronie dokumentu

wraz z czytelnymi podpisami osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem,

Kto powinien poświadczyć za zgodność z oryginałem kopie dokumentów?

1) osoby uprawnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem;

2) inne osoby (np. pracownik organizacji) upoważnione do takiej czynności przez osoby uprawione do reprezentacji podmiotu - wówczas wymagane jest załączenie pełnomocnictwa do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;

Za osoby uprawnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem uważa się osoby wymienione w dokumentach rejestrowych podmiotu (np. KRS), upoważnione do wykonywania czynności zwykłego

zarządu lub podpisywania pism i dokumentów w imieniu organizacji lub osoby posiadające upoważnione do działania w imieniu Wykonawcy na podstawie stosownego pełnomocnictwa.

Jeżeli Zamawiający ma wątpliwości czy kopia dokumentu została potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy lub do działania w jego imieniu, wówczas ma on obowiązek skorzystania z instytucji wezwania Wykonawcy do wyjaśnienia treści dokumentu na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp lub instytucji wezwania do uzupełnienia dokumentu na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Można skorzystać z obu instytucji - najpierw wezwać do złożenia wyjaśnień dotyczących treści dokumentu, a jeśli z przedłożonych wyjaśnień wynika, że dokumenty podpisała osoba nieuprawniona do reprezentacji ani do działania w imieniu Wykonawcy, należy uznać te dokumenty za niezłożone. W takiej sytuacji konieczne jest wezwanie Wykonawcy do uzupełnienia dokumentów. Wykonawca powinien wówczas złożyć dokumenty podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji lub działania w imieniu Wykonawcy lub stosowne pełnomocnictwo dla osoby, która uprzednio dokumenty podpisała.