Opis przedmiotu zamówienia

Wytyczne, w jaki sposób należy opisać przedmiot zamówienia znajdują się w art. 29 ustawy PZP

Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Staranność i precyzyjność przy formułowaniu opisu przedmiotu zamówienia jest niezbędna, gdyż wpływa na późniejsze czynności podejmowane w celu przygotowania postępowania, co z kolei ma wpływ na prawidłowość całej procedury. Opis przedmiotu zamówienia jest podstawą do oszacowania jego wartości, co z kolei ma wpływ na wybór przez Zamawiającego procedury uproszczonej, podstawowej lub zaostrzonej.

Opis przedmiotu zamówienia ma ogromne znaczenie dla Zamawiającego, gdyż to jego szczegółowe i wyczerpujące sporządzenie, gwarantuje otrzymanie dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w zakresie i standardzie oczekiwanym przez Zamawiającego. Zamawiający, który wykaże się brakiem staranności przy podejmowaniu tej czynności może spodziewać się, że przedmiot zamówienia nie zostanie zrealizowany zgodnie z jego wszystkimi oczekiwaniami, i konsekwencjami nie będzie można obciążyć Wykonawcy. Wszelkie intencje i oczekiwania Zamawiającego co do realizacji przedmiotu zamówienia muszą być, kolokwialnie mówiąc, przelane na papier. Wykonawca nie będzie się domyślał co jest istotne dla Zamawiającego i nie będzie zobowiązany do podejmowania czynności, które nie były ujęte w SIWZ.  Ustawodawca wskazał, że opis powinien umożliwiać złożenie oferty przez Wykonawcę oraz obliczenie ceny zawierającej wszystkie „części” składające się na całość zamówienia. Opis powinien być ponadto jasny i zrozumiały dla wszystkich Wykonawców. Zamawiający konstruując opis powinien używać terminologii zrozumiałej dla danego kręgu odbiorców. Zapis ten nie oznacza oczywiście, że opis ma być zrozumiały dla wszystkich. Użycie terminologii specjalistycznej może spowodować, że opis będzie zrozumiały dla określonego zamkniętego kręgu Wykonawców. Nie ma w tym nic złego, o ile określenia te są jasne dla specjalistów z danej dziedziny mogących zrealizować zamówienie.

Sprawdź również jak oszacować wartość przedmiotu zamówienia>>>

Sąd Okręgowy w wyroku z dnia 27 listopada 2006 r., III Ca 1019/06, stwierdził, że z przepisu art. 29 ust. 1 wynika, iż: "Opis przedmiotu zamówienia powinien być na tyle jasny, aby pozwalał na identyfikację zamówienia. Zwroty użyte do określenia przedmiotu zamówienia winny być dokładnie określone i niebudzące wątpliwości, a zagadnienie winno być przedstawione wszechstronnie, dogłębnie i szczegółowo. Ponadto użyte do sformułowania opisu przedmiotu zamówienia powinny być zawsze rozważane w kontekście konkretnego stanu faktycznego. Nie można pomijać okoliczności, iż określenia te kierowane są do profesjonalistów zajmujących się zawodowo wykonywaniem prac danego rodzaju, którzy mają możliwość odczytania zamówienia w ten sposób, który umożliwi złożenie stosownej oferty i zapewni wykonanie umowy zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego".

Opis powinien być jasny dla wszystkich Wykonawców. Zgodnie z wyrokiem Sądu Okręgowego w Zielonej Górze z dnia 13 maja 2005 r., II Ca 109/05, niepubl., okoliczność, że inny wykonawca składa ofertę zgodną z założeniem zamawiającego, nie ma znaczenia, wystarczy bowiem, że określenie przedmiotu zamówienia mogło wprowadzić w błąd jakiegokolwiek wykonawcę.

Ustawodawca wskazał, iż opis powinien zawierać wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na stworzenie oferty. Chodzi tu przede wszystkim  o : termin realizacji, miejsce realizacji, długość i warunki gwarancji, wymagania co do serwisu, dostarczanie części wymiennych i inne. Do okoliczności, które mogą mieć wpływ na decyzję o złożeniu oferty oraz jej cenę jest bez wątpienia również: zaliczkowanie zamówienia, warunki płatności, zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz wadium, ale o tym w innym miejscu.

Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia w sposób nieutrudniający uczciwej konkurencji.  Obowiązek przestrzegania wskazanej zasady ma na celu zarówno ochronę interesu publicznego, jak i ochronę interesu Wykonawców. Opis przedmiotu zamówienia  powinien zawierać tylko wymagania, które znajdują uzasadnienie w potrzebach Zamawiającego. Powyższe nie stanowi, iż Zamawiający  ma dopuszczać do udziału w postępowaniu Wykonawców mogących zaoferować dostawy, usługi i roboty budowlane niespełniające wymagań Zamawiającego, lecz wskazuje, iż wymagania stawiane przedmiotowi zamówienia muszą być dostosowane do realnych, niewygórowanych potrzeb Zamawiającego.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 11 sierpnia 2006 r., IX Ga 137/06, „Prawo zamówień publicznych chroni bowiem z jednej strony interes Zamawiającego (interes publiczny), z drugiej nakazuje przestrzegać zasady równego traktowania potencjalnych wykonawców i uczciwej konkurencji. Formułując siwz, Zamawiający musi mieć na uwadze dobra chronione tą ustawą i zachować równowagę pomiędzy rozwiązaniami preferującymi poszczególne interesy".

Zamawiający nie może:

• wskazywać konkretnego produktu,
• wskazywać wymagań nieznajdujących uzasadnienia w faktycznych potrzebach Zamawiającego
• opisywać przedmiot z zastosowaniem takich parametrów i w taki sposób by tylko jeden produkt lub Wykonawca mógł spełnić wymagania Zamawiającego.

Jeżeli z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego wynika, że tylko jeden Wykonawca jest w stanie zrealizować zamówienie, wówczas Zamawiający powinien zastosować przy udzieleniu zamówienia tryb z wolnej ręki,

Zamawiający nie może opisywać  przedmiotu zamówienia, używając przy tym znaków towarowych, patentów czy pochodzenia. Wyjątkiem od powyższej reguły jest sytuacja, w której Zamawiający nie jest w stanie użyć dostatecznie jasnych i precyzyjnych określeń by opisać przedmiot zamówienia, który chce nabyć w drodze postępowania. Należy podkreślić jednak, że korzystając z  powyższej możliwości, Zamawiający musi dopuścić rozwiązania równoważne. Nie wystarczy jednak zamieścić wyrażenia „lub równoważny”. Należy opisać zakres równoważności tzn. wskazać parametry, funkcje czy cechy, których  spełnienie przez oferowany przedmiot, uznane zostanie spełnienie wymogu równoważności. Celem dopuszczenia takiego rozwiązania bowiem, nie jest utrudnienie uczciwej konkurencji, lecz ułatwienie Zamawiającemu pozyskanie towaru, usługi lub roboty budowlanej spełniającej uzasadnione wymogi jakościowe.

Ustawodawca , w celu wsparcia polityki społecznej państwa, przewidział możliwość określenia warunków odnoszących się do wymogu realizacji świadczenia przez:

- zatrudnienie osób bezrobotnych lub młodocianych w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Bezrobotny – zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 wskazanej wyżej ustawy to  osoba, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1 i 2 lit. a-g, lit. i, j, l oraz osobę, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 2 lit. ha, która bezpośrednio przed rejestracją jako bezrobotna była zatrudniona nieprzerwanie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres co najmniej 6 miesięcy, oraz osobę, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 3 i 4, niezatrudnioną i niewykonującą innej pracy zarobkowej, zdolną i gotową do podjęcia zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy obowiązującym w danym zawodzie lub w danej służbie albo innej pracy zarobkowej albo jeżeli jest osobą niepełnosprawną, zdolną i gotową do podjęcia zatrudnienia co najmniej w połowie tego wymiaru czasu pracy, nieuczącą się w szkole, z wyjątkiem uczącej się w szkole dla dorosłych lub przystępującej do egzaminu eksternistycznego z zakresu programu nauczania tej szkoły lub w szkole wyższej, gdzie studiuje na studiach niestacjonarnych, zarejestrowaną we właściwym dla miejsca zameldowania stałego lub czasowego powiatowym urzędzie pracy oraz poszukującą zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, jeżeli:

a)  ukończyła 18 lat,

b)  nie osiągnęła wieku emerytalnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1a i 1b oraz w art. 27 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227, z późn. zm.),

c)  nie nabyła prawa do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, renty szkoleniowej, renty socjalnej, renty rodzinnej w wysokości przekraczającej połowę minimalnego wynagrodzenia za pracę albo po ustaniu zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, zaprzestaniu prowadzenia pozarolniczej działalności, nie pobiera nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, zasiłku przedemerytalnego, świadczenia przedemerytalnego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

ca)  (14) nie nabyła prawa do emerytury albo renty z tytułu niezdolności do pracy, przyznanej przez zagraniczny organ emerytalny lub rentowy, w wysokości co najmniej najniższej emerytury albo renty z tytułu niezdolności do pracy, o których mowa w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

d)  nie jest właścicielem lub posiadaczem samoistnym lub zależnym nieruchomości rolnej, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), o powierzchni użytków rolnych przekraczającej 2 ha przeliczeniowe lub nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu stałej pracy jako współmałżonek lub domownik w gospodarstwie rolnym o powierzchni użytków rolnych przekraczającej 2 ha przeliczeniowe,

e)  nie uzyskuje przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym z działów specjalnych produkcji rolnej, chyba że dochód z działów specjalnych produkcji rolnej, obliczony dla ustalenia podatku dochodowego od osób fizycznych, nie przekracza wysokości przeciętnego dochodu z pracy w indywidualnych gospodarstwach rolnych z 2 ha przeliczeniowych ustalonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie przepisów o podatku rolnym, lub nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu stałej pracy jako współmałżonek lub domownik w takim gospodarstwie,

f)  nie złożyła wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej albo po złożeniu wniosku o wpis:

–  zgłosiła do ewidencji działalności gospodarczej wniosek o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej i okres zawieszenia jeszcze nie upłynął, albo

–  nie upłynął jeszcze okres do, określonego we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, dnia podjęcia działalności gospodarczej,

g)  nie jest osobą tymczasowo aresztowaną lub nie odbywa kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem kary pozbawienia wolności odbywanej poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego,

h)  nie uzyskuje miesięcznie przychodu w wysokości przekraczającej połowę minimalnego wynagrodzenia za pracę, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z tytułu odsetek lub innych przychodów od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

i)  nie pobiera na podstawie przepisów o pomocy społecznej zasiłku stałego,

j)  nie pobiera, na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, świadczenia pielęgnacyjnego, specjalnego zasiłku opiekuńczego lub dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych na skutek upływu ustawowego okresu jego pobierania,

k)  nie pobiera po ustaniu zatrudnienia świadczenia szkoleniowego, o którym mowa w art. 70 ust. 6,

l)  nie podlega, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązkowi ubezpieczenia społecznego, z wyjątkiem ubezpieczenia społecznego rolników,

m)  (15) nie pobiera na podstawie przepisów o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów zasiłku dla opiekuna;

2a)  (uchylony);

Młodociany, zgodnie z art. 190 ust. 1 ustawy Kodeks Pracy ( Dz.U. 2010.105.655) to osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat.

- zatrudnienie osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

Niepełnosprawność, zgodnie z ustawą z dnia  27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.) to trwała lub okresowa niezdolności do wypełniania ról społecznych z powodu stałego lub długotrwałego naruszenia sprawności organizmu, w szczególności powodującej niezdolność do pracy;

- zatrudnienie innych osób niż bezrobotne, młodociane lub niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym; ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym

Zamawiający może również określić wymagania dotyczące:

- utworzenie funduszu szkoleniowego. pracodawcy mogą utworzyć specjalny fundusz szkoleniowy, przeznaczony na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców, którego dochodami są wpłaty pracodawców, zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy lub regulaminu funduszu szkoleniowego, w wysokości nie niższej niż 0,25% funduszu płac oraz inne wpłaty; zamawiający może postawić warunek, aby na utworzony fundusz szkoleniowy pracodawca przeznaczał nie mniej niż czterokrotność wyznaczonego minimum, czyli 1% funduszu płac (zgodnie z  art. 67 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy)

- w przypadku gdy pracodawca fundusz już utworzył, zwiększenia wpłat na fundusz szkoleniowy do poziomu czterokrotności najniższej wpłaty określonej w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia wskazując cechy techniczne i jakościowe jakie on spełniać.

Zamawiający przy opisywaniu przedmiotu zamówienia może posłużyć się kolejno:

• Polskimi Normami przenoszącymi normy europejskie lub normami innych krajów wchodzących w skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) przenoszącymi te normy
• -Europejskimi aprobatami technicznymi

-Wspólnymi specyfikacjami technicznymi

-Normami międzynarodowymi lub

-Innymi technicznymi systemami odniesienia ustanowionymi przez europejskie organy normalizacyjne

• -Polskie Normy

-Polskie aprobaty techniczne

-Polskie specyfikacje techniczne

Obowiązkowe jest przestrzeganie powyżej wskazanej kolejności

Polska Norma jest normą krajową, przyjętą w drodze konsensu i zatwierdzoną przez krajową jednostkę normalizacyjną, powszechnie dostępną, oznaczoną - na zasadzie wyłączności - symbolem PN ( zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji. Zgodnie z art.art. 5 ust. 2, Polska Norma może być wprowadzeniem normy europejskiej lub międzynarodowej- norma zharmonizowana.

Normy zharmonizowane to normy zharmonizowane w rozumieniu art. 2 pkt 9 rozporządzenia (WE) nr 765/2008, których tytuły i numery zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ( zgodnie z art. 5 pkt 14 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności).

Normy europejskie - normy przyjęte przez europejską organizację normalizacyjną oraz dostępne publicznie ( zgodnie z załącznikiem VI do dyrektywy 2004/18/WE oraz załącznikiem XXI do dyrektywy 2004/17/WE ).

Europejskie aprobaty techniczne - pozytywna ocena techniczna przydatności produktu do użycia, dokonana na podstawie spełnienia podstawowych wymagań dla robót budowlanych, według charakterystyki własnej produktu oraz określonych warunków jego zastosowania i użytkowania; wydawane przez organ zatwierdzający wyznaczony do tego celu przez państwo członkowskie ( zgodnie z załącznikiem VI do dyrektywy 2004/18/WE oraz załącznikiem XXI do dyrektywy 2004/17/WE ).

Wspólne specyfikacje techniczne - specyfikacje techniczne określone zgodnie z procedurą uznaną przez państwa członkowskie i opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE ( zgodnie z załącznikiem VI do dyrektywy 2004/18/WE oraz załącznikiem XXI do dyrektywy 2004/17/WE ).

Normy międzynarodowe - normy przyjęte przez międzynarodową organizację normalizacyjną i dostępne publicznie ( zgodnie z załącznikiem VI do dyrektywy 2004/18/WE oraz załącznikiem XXI do dyrektywy 2004/17/WE ).

Referencje techniczne - każdy dokument inny niż normy oficjalne, opracowany przez europejskie organy normalizacyjne, zgodnie z procedurami dostosowanymi do rozwijających się potrzeb rynku.

Odwołanie do norm europejskich, wprowadzonych do polskiego systemu prawa przez przyjęcie Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich EOG, jest wyrazem równego traktowania wykonawców z różnych państw członkowskich.

Zamawiający nie ma obowiązku przywoływania norm w opisie przedmiotu zamówienia, musi jedynie dbać o dokładność i precyzyjność opisu.

 Wykonawca opisując przedmiot zamówienia za pomocą wskazanych wyżej norm jest zobowiązany do dopuszczenia ofert równoważnych. Jeżeli wykonawca oferuje przedmiot zamówienia zgodny z wymogami określonymi w dyrektywach, a nie posiada certyfikatu zgodności, może za pomocą innych dowodów wykazać, że oferowany przedmiot jest zgodny z wymogami dyrektyw lub norm. Podkreślić należy, że to na Wykonawcy ciąży obowiązek udowodnienia, że zaoferowane przez niego rozwiązanie równoważne spełnia wymagania Zamawiającego.

 Zamawiający, w celu dokładnego określenia przedmiotu zamówienia posługuje się cechami technicznymi lub jakościowymi, lub wskazuje wymagania funkcjonalne. Nie ma przeszkód by opis zawierał zarówno cechy techniczne jak i wymagania co do funkcjonalności. Rozwiązanie przyjęte przez Zamawiającego musi doprowadzić do stworzenia jasnego i precyzyjnego opisu, który umożliwi złożenie oferty Wykonawcom.

Zamawiający opisując przedmiot zamówienia ma obowiązek użycia kodu CPV, określającego przedmiot zamówienia. Kod CPV możemy odnaleźć we Wspólnym Słowniku Zamówień, który składa się ze słownika podstawowego i słownika uzupełniającego. Zamawiający ma obowiązek podać kod CPV towaru, usługi lub roboty budowlanej, natomiast podanie kodu CPV ze słownika uzupełniającego ma służyć rozszerzeniu opisu przedmiotu zamówienia.

Opis przedmiotu zamówienia na roboty budowlane w zasadniczy sposób różni się od opisu przedmiotu zamówienia na usługi lub dostawy. Ustawa wskazuje, w jaki sposób taki opis ma zostać utworzony i  jakie dokumenty mają się na niego składać. I tak opis przedmiotu zamówienia, którego przedmiotem są roboty budowlane ma zawierać dokumentację techniczną oraz specyfikację wykonania i odbioru robót budowlanych. Jeśli natomiast, Zamawiający udziela zamówienia publicznego na roboty polegające na zaprojektowaniu i wybudowaniu, wówczas opis przedmiotu zamówienia stanowi program funkcjonalno-użytkowy.

Zgodnie z art. 31 ust. 3 program funkcjonalno-użytkowy powinien obejmować opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

Zakres i formę dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót oraz programu funkcjonalno-użytkowego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury, wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 31 ust. 4. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego:

- zakres dokumentacji projektowej określa zamawiający, biorąc pod uwagę tryb udzielenia zamówienia publicznego oraz wymagania dotyczące postępowania poprzedzającego rozpoczęcie robót budowlanych wynikające z ustawy - Prawo budowlane; minimalna zawartość dokumentacji projektowej została określona w § 4 rozporządzenia i różni się w zależności od tego, czy dla wykonania robót budowlanych objętych zamówieniem wymagane jest uzyskanie pozwolenia na budowę;

- specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych stanowią opracowania zawierające w szczególności zbiory wymagań, które są niezbędne do określenia standardu i jakości wykonania robót, w zakresie sposobu wykonania robót budowlanych, właściwości wyrobów budowlanych oraz oceny prawidłowości wykonania poszczególnych robót; specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych, w zależności od stopnia skomplikowania robót budowlanych, składają się ze specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót podstawowych, rodzajów robót według przyjętej systematyki lub grup robót;

- program funkcjonalno-użytkowy służy do ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych, przygotowania oferty, szczególnie w zakresie obliczenia ceny oraz wykonania prac projektowych.

Zamawiający, który nie jest w stanie opisać przedmiotu zamówienia, z uwagi choćby na jego innowacyjny charakter lub brak wystarczającej wiedzy specjalistycznej, może przed wszczęciem procedury, przeprowadzić dialog techniczny. Należy jednak podkreślić, iż skorzystanie z instrumentu jakim jest dialog techniczny, w żaden sposób nie może utrudnić uczciwej konkurencji. Zastosowanie dialogu technicznego ma na celu umożliwienie Zamawiającemu, by ten, korzystając z doradztwa, był w stanie opisać przedmiot zamówienia i precyzyjnie określić swoje oczekiwania.